لماذا أصبحت أتمتة الموارد البشرية أمراً ضرورياً وكيف يمكن تطبيقها؟

أتمتة الموارد البشرية أصبحت أمراً حتمياً في الوضع الراهن والمستقبلي، ولكن كيف يمكن أن تتحول الشركات والمؤسسات والوزارات إليها؟

يتفق الكثيرون على أن أكثر شيء فعلته جائحة كورونا هو تسريع الرقمنة، وتحول الكثير من المعلومات والوثائق إلى بيانات وصورة تستطيع أجهزة الكمبيوتر التعامل معها.
وتعد الموارد البشرية من الإدارات التي أسهم عامان من الإغلاق إلى دفعها للتحول إلى الحلول الرقمية، مع وجود العديد من الشركات التي باتت تقدم خدمات استشارية وتدريبية وتقنية للتحول الرقمي وحلول الرقمنة، وفقاً للاتجاهات المستقبلية في تكنولوجيا الموارد البشرية على الصعيدين العالمي والمحلي.
عالمياً، عند الحديث عن العمليات الرقمية للموارد البشرية، تدور المناقشة بأكملها حول أمرين أساسيين، الأول الحاجة التشغيلية للموارد البشرية، والثاني الحاجة إلى التوظيف.
وفيما تباطأت وتيرة التوظيف، فإن المهمة التشغيلية للموارد البشرية تعد الأهم، لأن العمل يجب أن يمضي قدماً لكي تستمر الاعمال وتنمو، حيث تقوم التكنولوجيا بدورها في أتمتة عمليات الموارد البشرية حتى في الوقت الذي لا يعمل فيه الأشخاص داخل مكاتبهم.

العمل من المنزل:

وفقاً لإحصائيات العمل، فإن 53٪ من الناس أيدوا استكمال أعمالهم من المنزل، مقابل 47٪ ممن يفضلون العودة إلى المكاتب.
أحد الأشكال التي قدمتها الأتمتة في مجال التوظيف، هي العقود الإلكترونية، والتي تتيح استلام قسم الموارد البشرية بيانات الموظفين الجدد، وإرسال عقد عمل عن طريق البريد الإلكتروني، الذي يمكن للموظف الجديد التوقيع عليه وإعادة إرساله إلى الموارد البشرية.
كذلك فإن الأتمتة وفرت على أقسام الموارد البشرية إجراء لقاءات مباشرة مع الموظفين الجدد، أو حتى مع بعض الأقسام في الإدارات، من خلال الاجتماعات الافتراضية، أو من خلال استمارات إلكترونية تتيح للموظفين استكمال المعلومات المطلوبة، أو حتى التدريب الافتراضي.

ربط قواعد البيانات داخل الدولة

من الحلول التقنية أيضاً، ربط أقسام الموارد البشرية ببعض قواعد البيانات الحكومية، بحيث يتم فحص السجل العام للموظف قبل التوظيف أو خلال وجود الموظف على رأس العمل، على سبيل المثال التحقق أوتوماتيكياً من صلاحية تصريح العمل، أو صلاحية جواز السفر، أو بحال صدور حكم قضائي، أو وجود مشاكل مالية أو تهرب ضريبي أو غيرها. كل ذلك يساهم في توفير قاعدة بيانات آنية لأقسام الموارد البشرية لمعرفة وضع وحالة الموظفين الجدد أو السابقين.
وبالعكس، يمكن أن تتيح الموارد البشرية النماذج الإلكترونية الجاهزة للموظفين، بحيث يتم طلب النماذج إلكترونية ويحصل عليها الموظف وهو في مكتبه أو منزله أو مكان يعمل فيه.
على سبيل المثال، قد يحتاج الموظف لسجل مالي لتسجيل ابنه في روضة الأطفال، أو موافقة على دورة تدريبية أو بيان حالة الوضع الوظيفية الحالية من أجل الحصول على قرض وغيرها. وهنا تأتي قضية ربط قواعد البيانات مع الجهات الحكومية مثالياً.