كيفية التعامل باحترافية وذكاء مع الموظفين المستقيلين

كموظف أو مدير للموارد البشرية، فإنك عادة ما تكون مثقلاً بالأعباء والمخاوف اليومية، منها مهام مفاجئة أو أعمال غير اعتيادية، وربما من أصعبها حين يقرر أحد الموظفين المهمين الاستقالة أو ترك العمل.
الخبر السار هو أن ممارسي الموارد البشرية المنفردين يمكنهم تطوير خطة مسبقة تسمح لهم بالتعامل مع هذا الحدث بصورة ممتازة، وبثقة عالية.
إليك الخطوات التي ستساعدك في تنفيذ خطة جيدة لاستقالة أي موظف في مؤسستك.

الخطوة الأولى: تبني نظام لوجستي للتعامل مع المستقيل

يمكنك أولاً وضع قائمة جانبية، لجميع الأعمال التي يجب تنفيذها حال طلب استقالة أي موظف. فخروج أي موظف من المؤسسة ليست عملية بسيطة تتعلق فقط بتعطيل كلمات المرور واستلام متعلقات المؤسسة منه. ولكن في جميع الأحوال هي أمر مهم أيضاً.
الخطة يجب أن تتضمن جميع الإجراءات، بدءً من تغيير كلمات المرور، مروراً بالاتصال بأقسام المحاسبة وأقسام التكنولوجيا والمعلوماتية لاتخاذ الإجراءات الخاصة باستقالة هذا الموظف، وصولاً إلى طلب التوقيع على الأوراق الضرورية، مثل خطاب الاستقالة، أو اتفاقية عدم الافشاء وأي اعتبارات أخرى.
حالما تكون لديك هذه الوثيقة الخاصة بالإجراءات المتبعة مع الموظف المستقيل، ستتمكن من تطويرها باستمرار وتبدأ بتطبيقها على جميع الموظفين المستقيلين.

من المهم أيضًا أن تدرك أنه على الرغم من أن الموظف قد اختار الاستقالة – سواء عن طريق خطاب لطيف مع إشعار قبل شهر أو أكثر، أو من خلال الاستقالة المباشرة السريعة، فإنه كلا الأمرين قد يكونا من حقوقه. لذلك تأكد من متطلبات الاستقالة في مؤسستك، وتعامل مع الإجراءات وفقاً لها.
ولكن مع ذلك، يمكنك كمسؤول موارد بشرية، خلق حافزية أكبر لدى الموظفين، على تقديم اشعارات بوقت أبكر للاستقالة، من خلال مثلاً الإعلان أن المؤسسة ستقوم بدفع الإجازات غير مدفوعة الأجر (PTO) فقط لمن يقدم إشعارات للاستقالة في وقت أبكر.
وفي نفس الوقت، قد يكون من الخطر استمرار الموظف المستقيل على رأس عمله فترة أطول، فقط يتسبب ذلك في مخاطر تتعلق بأمن المعلومات، أو التعامل مع العملاء، أو الاضرار بالعلاقات مع الجهات الأخرى، أو الحصول على نماذج الشركة وغيرها.
لذلك يجب على مسؤول أن يجد التوازن المطلوب للأولوية الخاصة بالعمل، بين أن يبقى الموظف المستقيل فترة كافية لتسليم الأعمال وإيجاد البديل، وبين أن يمشي بأسرع وقت ممكن لتجنب أي تبعات سلبية.

عندما تتعامل مع الموظفين المستقيلين أو المغادرين بكرامة، فإنك تثبت لموظفيك الحاليين أنهم آمنون ويمكنهم الوثوق بك

الخطوة الثانية: التنسيق مع المدير المباشر للموظف المستقيل

هذه فرصتك كمسؤول موارد بشرية لمناقشة خطة التعاقب على نفس الوظيفة وتقييم ما إذا كان الوصف الوظيفي الحالي بحاجة إلى تحديث أم لا. تتضمن الأسئلة التي يجب مراعاتها ما يلي:
– هل يجب تغيير الوصف الوظيفي أو متطلبات الوظيفة؟ على سبيل المثال، هل يتم تنفيذ مسؤوليات المنصب بشكل أفضل من قبل موظف كبير أو اثنين من الموظفين المبتدئين؟ هل يجب إسقاط شرط الحصول على شهادة جامعية لجذب المزيد من المرشحين؟
– ما هي قيود الميزانية لراتب الموظف الجديد؟
– هل هذا هو الوقت المناسب لإعادة تنظيم الفريق؟
– ما هو الجدول الزمني لتحديد مواعيد المقابلات؟
– ما هو الموعد النهائي المعقول لاتخاذ قرار التوظيف النهائي؟
بمعنى آخر، ليس من المطلوب دائماً إيجاد بديل جديد للموظف القديم. يمكن إعادة النظر في الوظيفة نفسها مع كل مرة نواجه فيها موظف مستقيل. قد تكون الاستقالة فرصة لإعادة التفكير في كيفية إنجاز الأشياء، وربما السعي إلى إعادة ترتيب تشكيلة موظفين أكثر فاعلية.
وفي الوقت نفسه، قد يكون من المفيد أن يقوم الموظف المستقيل بعمل قائمة لواجباته الوظيفية بشكل كامل، لإعطائك صورة أكثر دقة للمهام التي تتطلب تغطية قبل وبعد تعيين البديل. قد ترغب أيضًا في التحدث إلى المدير المباشر للموظف المستقيل حول وجود زميل يعمل في ظل الموظف المغادر لأغراض التدريب.

الخطوة الثالثة: حدد موعد مقابلة الاستقالة

يعتمد نجاح مقابلة إنهاء الخدمة إلى حد كبير على الأسئلة التي تطرحها. هذا هو الوقت المناسب للاستعلام عن مواضيع حساسة – وللقيام بذلك بطريقة تؤدي إلى الحصول على إجابات صريحة. لا تنس أن تقدم للموظف المستقيل فرصة لملء استبيان يطرح أسئلة أكثر تحديداً واستهدافاً حول عروض مزايا الشركة أو عملية مراجعة الأداء.
جوهر المقابلة، بالطبع، هو معرفة سبب مغادرة الشخص. لا يجب أن تكون المقابلة مكثفة أو رسمية بشكل مفرط.
يرى خبراء الموارد البشرية أن هذا الوقت مناسب جداً لمعرفة أمور أساسية، منها:
منذ متى يفكر الموظف المستقيل بالاستقالة؟
ما السبب الحقيقي للاستقالة؟
وما الذي كان يمكن للشركة فعله بشكل مختلف للاحتفاظ به؟
قد يعثر مسؤول الموارد البشرية على معلومات عميقة حول: الأجر، القلق الشخصي، استبداد المدير، فريق غير فعال، موظفين مزعجين جداً، تضارب مصالح، وغيرها.
هذه فرصة عظيمة ليس فقط لتحديد المجالات التي قد تكون فيها الشركة ضعيفة، ولكن أيضًا للكشف عن الديناميكيات غير الصحية داخل المنظمة.
إذا كنت تسمع باستمرار نفس الشكاوى من الموظفين المتخلفين عن العمل، فهذا يعني أن شيئًا ما قد انحرف.
في هذه المرحلة، إذا انتهت فترة الإخطار، يمكنك أيضًا طلب إعادة ممتلكات الشركة، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف أو بطاقات ائتمان الشركات أو شارات الأمان أو بطاقات المفاتيح.

تأكد أيضًا من إزالة الموظف من أي اجتماعات متكررة أو قوائم توزيع البريد الإلكتروني وإعداد استجابة بريد إلكتروني آلية لكل من المرسلين الخارجيين والداخليين، وإعادة توجيههم إلى من تولى المسؤولية عن وظائف الموظف.

الخطوة الرابعة: حافظ على هدوئك وتمنى لهم التوفيق

قد يكون من الصعب إبقاء مشاعرك تحت السيطرة عندما يكون الموظف المستقيل في طريقه للخروج من المؤسسة. لكن الفشل في القيام بذلك ينقل التركيز بعيداً عن احتياجات الموظف المغادر إلى احتياجاتك أنت، وهو أمر لا يفيد الموظف الذي يمر بمرحلة انتقالية.
لذلك “حاول التخلص من المشاعر السلبية”، لا يعني مغادرة الموظف للشركة بأن باب علاقة العمل أصبحت مغلقة. في الواقع، من الحكمة الحصول على معلومات الاتصال بالموظفين المغادرين في حالة فتح منصب ذي صلة في المستقبل أو في حالة انتقالك أنت نفسك إلى شركة أو مؤسسة جديدة.
يمكنك حتى دعوتهم للاتصال بك إذا تبين أن وظيفتهم الجديدة غير مناسبة.

أخيرًا، خذ لحظة لتهنئة الموظفين المغادرين على مؤسستهم التالية. نادرا ما يكون ترك العمل سهلا. هناك الكثير من التغييرات، بما في ذلك الحاجة إلى التعرف على زملاء جدد وتعلم أنظمة جديدة. يمكن أن يعني الكثير للموظفين أن يتم الاعتراف بمساهماتهم وأن تخبرهم الشركة بأنهم كانوا مهمين بالفعل.
إن استضافة ساعة سعيدة أو عشاء غير رسمي خارج الموقع يساعد الزملاء على قول وداعًا في سياق إيجابي ويوفر إحساسًا جيداً بإنهاء إطارات العمل المشتركة السابقة. وهذا يساعد في الحفاظ على الروح المعنوية عالية، وأيضًا في إظهار الموظفين الآخرين أنهم إذا غادروا يومًا ما، فسيتم معاملتهم أيضاً باحترام.
وتذكر أنه “عندما تتعامل مع الموظفين المستقيلين أو المغادرين بكرامة، فإنك تثبت لموظفيك الحاليين أنهم آمنون ويمكنهم الوثوق بك”.